Vanaf 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Deze nieuwe privacywet, internationaal de General Data Protection Regulation (GDPR) genoemd, geldt in de hele Europese Unie en gaat onder andere over het bewaren en beschermen van persoonsgegevens. De nieuwe Europese privacywetgeving heeft ook impact op Scouting Rooi. Scouting Rooi heeft namelijk leden en verwerkt persoonsgegevens. In dit document informeren wij je over hoe Scouting Rooi deze gegevens verwerkt.
Privacystatement
Scouting Rooi is aangesloten bij Scouting Nederland. Als scoutingorganisatie verwerken wij persoonsgegevens om onze vereniging te kunnen organiseren, activiteiten uit te kunnen voeren en contact te hebben met onze leden. De gegevens van leden worden opgenomen in ons landelijke ledenadministratiesysteem Scouts Online (SOL). Als lid heb je zelf altijd inzicht in je eigen gegevens en heb je de mogelijkheid deze te bewerken of gegevens af te schermen. Hoe we met deze gegevens omgaan, valt te lezen in het privacystatement dat te lezen is op www.scouting.nl/privacy.
Lidmaatschapsregistratie
De lidmaatschapsregistratie verloopt via het inschrijfformulier dat op de website van Scouting Rooi te downloaden is. De ledenadministratie (gegevensbeheerder) heeft enkel inzicht in deze gegevens. Zodra het lidmaatschap effectief wordt, worden de gegevens geregistreerd in Scouts Online. De inschrijfformulieren die op papier ontvangen zijn worden na de verwerking vernietigd.
Gezondheidsformulier
Scouting Rooi hecht veel waarde aan een veilige speelomgeving. Toch zit een ongeluk in een klein hoekje en kan het soms nodig zijn om een arts te bezoeken. Voor alle activiteiten zoals reguliere opkomst, een overnachting of kamp, is het noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden beschikt over informatie over de gezondheid van het lid. Denk hierbij aan voedselallergieën of medicijngebruik. Voor deze gelegenheden wordt gebruik gemaakt van een gezondheidsvragenlijst die bij inschrijving in de beveiligde omgeving van het ledenadministratiesysteem Scouts Online dient te worden ingevuld door de ouders/verzorgers. Deze bijzondere gegevens zijn uitsluitend inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak en de gegevensbeheerder. Direct na het eindigen van het lidmaatschap worden deze gegevens vernietigd.
Het verstrekken van de juiste informatie valt onder de verantwoordelijkheid van de ouder/verzorger. Minimaal 1x per seizoen dient gecontroleerd te worden of de gegevens nog juist zijn.
Financiële gegevens
Het is beleid bij Scouting Rooi dat de contributie en de ledenbijdrage voor het zomerkamp via een incasso bij de leden/ouders/verzorgers wordt geïnd. Om deze financiële administratie te voeren vullen leden een doorlopende SEPA-machtiging in . Deze machtigingsformulieren worden conform de SEPA-regelgeving fysiek bewaard en machtigingsgegevens worden geregistreerd in ledenadministratiesysteem Scouts Online. Alleen de penningmeester en de ledenadministratie van Scouting Rooi hebben inzicht in de financiële gegevens.
Algemene gegevens contacten
Iedere leiding van de speltak heeft de beschikking over een toegangscode waardoor zij in staat zijn om algemene én gezondheidsgegevens van de leden van zijn of haar speltak te raadplegen. Onder algemene gegevens worden uitsluitend de namen, adresgegevens en telefoonnummers van de leden en ouders verstaan. In geval van nood kan de begeleiding ouders van de jeugdleden bereiken.
Beeldmateriaal
Scouting Rooi maakt als leuke herinnering voor de leden tijdens opkomsten, activiteiten en kampen foto’s. Deze foto’s kunnen ook gebruikt worden ten behoeve van promotie van de vereniging. Bij de lidmaatschapsregistratie wordt expliciet toestemming gevraagd voor het maken van beeldmateriaal van het betreffende (jeugd-)lid. Uiteraard is het te allen tijde mogelijk om reeds verstrekte toestemming in te trekken.
Communicatie
Het privacybeleid van Scouting Rooi is binnenkort terug te vinden op de website van ScoutingRooi www.scoutingrooi.nl.
Datalekken
Indien sprake is van (een vermoeden van) een datalek wordt dit conform het “protocol datalekken verwerkers” gemeld bij Scouting Nederland via privacy@scouting.nl. Na melding van een datalek heeft Scouting Nederland een informatieplicht die voorschrijft dat leden worden geïnformeerd over wat er met hun persoonsgegevens is gebeurd.
Recht op vergetelheid (RTBF) en inzage in gegevens (SAR)
Indien een lid een beroep doet op het recht op vergetelheid of inzage in gegevens, reageert Scouting Rooi binnen één maand op dit verzoek. Dit verzoek dient schriftelijk gedaan te worden via het secretariaat (info@scoutingrooi.nl). Conform het privacybeleid van Scouting Nederland wordt dit verzoek in overleg met de afdeling Juridische zaken van Scouting Nederland in behandeling genomen.